في عصرنا الحالي، قد نحتاج في أي لحظة إلى كتابة خطاب رسمي لأغراض متعددة،يمكن أن يكون الهدف من هذا الخطاب هو تقديم طلب، أو توضيح مشكلة، أو حتى الشكوى من مصلحة معينة،وللأسف، ليس الجميع يمتلك المهارات اللازمة لصياغة الخطاب بشكل صحيح، مما يجعل البعض يلجأ إلى أشخاص آخرين للقيام بهذه المهمة،لكن، إذا لم يتوفر هذا الخيار، فإن الحل يكمن في تعلم كيفية كتابة الخطاب بأسلوب رسمي صحيح، وهذا ما سنتناوله في هذا المقال.
المختصون في كتابة الخطاب الرسمي
- توجد بعض الشخصيات التي تتمتع بمهارات عالية في صياغة الخطابات الرسمية، مما يعود إلى خبرتهم وممارستهم المتكررة في هذا المجال.
- عادةً ما يكون المحامون والقضاة من بين هؤلاء الأفراد الذين يكتبون الخطابات بشكل دوري، مما يمنحهم القدرة على التعبير بفعالية ودقة واحترافية.
- من الضروري التعرف على الأساليب الصحيحة في كتابة الخطابات الرسمية، لأن أي خطأ في التهجئة أو التنسيق قد يسبب مشاكل متعددة قد تؤثر على سير العمل.
طريقة كتابة خطاب
للتمكن من كتابة خطاب رسمي بشكل صحيح، هناك مجموعة من النقاط الأساسية التي يجب مراعاتها،ينبغي بدء الخطاب بالتحية المناسبة، وضبط الهيكل العام والخط المستخدم، وكل هذا سيساعد في تحسين جودة الكتابة ويزيد من فرص الحصول على ردود إيجابية.
أنواع الخطابات الرسمية
- تنقسم الخطابات الرسمية إلى فئات متعددة،فمنها ما هو موجه إلى الجهات الحكومية، ومنها ما يتم توجيهه إلى أفراد في نفس الجهات.
- كما يمكن أن يكون هناك خطاب موجه من جهة رسمية إلى فرد، وتتطلب كل فئة من هذه الخطابات صياغة مختلفة قليلاً لتناسب الغرض المطلوب.
- بالتأكيد، هناك صيغ خاصة تحتاج إلى الالتزام بها كذلك عند كتابة كل نوع من أنواع الخطابات.
أشكال الخطابات الرسمية
تتطلب جميع أنواع الخطابات الرسمية استخدام
- ورق نظيف، مفضل أن يكون بلون أبيض أو أصفر، مع منع وجود أي رسومات أو شعارات غير رسمية.
- من المفضل كتابة الخطاب باستخدام برنامج معالجة النصوص مثل “وورد”، مع استخدام خطوط تتراوح من 14 إلى 16، وإذا كانت الكتابة يدوية فمن المستحسن استخدام الحبر الأزرق لتفادي اللبس.
- لتظهر الكتابة بشكل أنيق، ينبغي مراعاة المسافة بين السطور بحيث تكون بين سطر وسطر ونصف.
- يجب كتابة المحتوى في منتصف الورقة دون إضافة أي إطارات مزخرفة.
خطوات كتابة الخطاب
- ابدأ بكتابة التحية “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته”، ثم أضف اسم الجهة أو الشخص المعني.
- قم بكتابة التحية المعتادة مثل “السيد/…” وتبِعها بعبارة “تحية طيبة، وبعد”، ثم انتقل إلى مضمون الخطاب مباشرة.
- التزم بدقة المعلومات المدونة، ويفضل تقسيمها إلى نقاط واضحة تساهم في توضيح الطلب أو الفكرة المراد توصيلها.
- اختتم الخطاب بتحية مناسبة مثل “مع خالص الشكر”، ثم اكتب “مراسلتي إلى سيادتكم” وضع توقيعك وختمك إذا كان ذلك مطلوباً.
تعرف على أهمية الخطابات
تكتسب كتابة الخطابات الرسمية أهمية كبيرة تتجاوز مجرد التواصل، فهي وسيلة فعالة لضمان تعدد الفوائد
- تعتبر الخطابات الرسمية وسيلة رئيسية للتواصل المؤسسي والفردي، لذا يجب مراعاة الأسلوب المستخدم فيها.
- تسهم في تقليل المسافات والجهد المبذول في التواصل بين المؤسسات.
- تشكل توثيقًا قانونيًا يمكن الرجوع إليه في حالة حدوث أي خلاف أو أزمة مستقبلية.
- تعد الخطابات التجارية من أحدى وسائل النشاطات العلنية، مما يزيد من أهميتها في عالم الأعمال.
الأمور التي يجب مراعاتها في كتابة الخطاب الرسمي
عند إعداد الغرض الرسمي، هناك بعض النقاط التي تحتاج إلى عناية خاصة
- يجب أن تكون الأفكار واضحة وسهلة للفهم قدر الإمكان.
- تأكد من صحة المعلومات التي توردها في الخطاب، فالمصداقية مهمة.
- تجنب استخدام العبارات الأدبية والمحسنات الشعرية، وبدلاً من ذلك التزم بالموضوعية.
- كن موجزًا لكنك في نفس الوقت دقيق، فالإيجاز والتحديد هما من صفات الكتابة الفعالة.
- تجنب التعبير عن العواطف الشخصية، وابقَ على الأسلوب المهني في الكتابة.
- عند الرد على خطاب، ينبغي الإشارة إلى رقم وتاريخ الخطاب السابق.
- قم بتنظيم الأفكار وتقديمها بطريقة متسلسلة، بدلاً من تكرار العبارات.
معلومات هامة قبل البدء في كتابة خطاب
قبل أن تبدأ بكتابة أي خطاب، يجب أن تكون على علم ببعض النقاط الأساسية التي تساعد في كتابة خطاب مؤثر ومقنع
ابحث جيدًا قبل البدء في الكتابة
- تأكد من فهم الهدف من الخطاب حتى تتمكن من تأسيس أفكارك بشكل مقنع.
- قم بإجراء بحث شامل عن الفكرة التي تود توضيحها لتعزيز قوتك في عرض الأفكار.
- استخدم المصادر و المناسبة لتحسين مضمون الخطاب.
قم بوضع مخطط للخطاب
- قبل البدء في الكتابة، من الأفضل وضع مخطط سيحدد الأفكار الرئيسية التي ستتناولها.
- ابدأ بمقدمة جيدة، وتبعها بـ مجموعة من النقاط المعبرة عن الموضوع، ثم بالنهاية اذكر .
قم باختيار بداية جيدة
- اختر بداية جاذبة ستشجع القارئ على الاستمرار في قراءة الخطاب والعمل بموجب ما تم فيه.
- يُنصح بالبدء بشيء يثير الفضول المعنوي للقارئ، مثل أمر سواء كان استنتاجًا مثيرًا أو حادثة لها دلالة لمعنى ما.
في خاتمة هذا المقال، قدمنا شرحًا وافيًا حول كيفية كتابة خطاب رسمي، تناولنا فيه طريقة الكتابة، وأهميتها، بالإضافة إلى الأنواع والأشكال المختلفة للخطابات،كما ذكرنا تفاصيل مهمة تجعل من عملية كتابة الخطاب أمرًا سهلاً ومفيدًا،نأمل أن تكون هذه المعلومات ساعدتكم في إعداد الخطاب بشكل احترافي.