تعتبر الاستمارات الإلكترونية من أهم الأدوات المستخدمة في جمع البيانات والمعلومات في عصرنا الحالي،تستخدم هذه الاستمارات في مجموعة متنوعة من المجالات، مما يجعلها ضرورية للعديد من الأغراض، مثل الاستطلاعات واحتياجات الأعمال،تقوم شركات كبرى مثل جوجل ومايكروسوفت بتوفير خدمات مميزة لإنشاء نماذج استطلاع إلكترونية، مما يسهل على الأفراد والمؤسسات إنشاء استمارات احترافية في غضون دقائق،في هذا المقال، سنستعرض كيفية إنشاء استمارات إلكترونية باستخدام خدمات جوجل ومايكروسوفت، بالإضافة إلى استخداماتها المختلفة وأفضل الممارسات لتحقيق الاستفادة القصوى من هذه الأدوات.
كيفية عمل استمارة إلكترونية على جوجل
يعد إنشاء استمارة إلكترونية عبر جوجل عملية بسيطة لكنها تتطلب بعض الخطوات الواضحة،يعتبر الكثيرون أن هذه الخدمة متاحة للجميع، وتوفر أساليب متنوعة لإنشاء الاستمارات،تتضمن هذه الأساليب
- يمكن إنشاء استمارة إلكترونية باستخدام مستندات جوجل أو من خلال خدمات أخرى في جوجل درايف.
- ابدأ بزيارة الموقع الرسمي لجوجل.
- سجل الدخول أو أنشئ حسابًا جديدًا، ثم انقر على التطبيقات واختر جوجل درايف.
- اضغط على زر “جديد” ثم اختر “مستندات جوجل” لاستخدام أدوات إنشاء الاستمارة.
- بعد الانتهاء من التصميم، احفظ المستند وأرسله للجهات المعنية لتعبئته، ثم اجمع الردود عبر البريد الإلكتروني.
كيفية عمل جوجل فورم بهدف إنشاء استبيان جديد
لإنشاء استبيان باستخدام جوجل فورم، عليك اتباع الخطوات التالية
- قم بتسجيل الدخول إلى جوجل.
- انتقل إلى جوجل درايف، واضغط على “New”، ثم اختر “نماذج”.
- أدخل عنوان الاستبيان وأضف وصفًا مناسبًا، ثم أضف الأسئلة المطلوبة.
- تأكد من دقة الأسئلة قبل الانتهاء.
- انقر على أيقونة إرسال، واختر الرابط المناسب لمشاركته.
- قم بنسخ الرابط لإرسال الاستبيانات إلى الأشخاص المعنيين.
- للتحقق من الردود، عد إلى النموذج في جوجل درايف واضغط على “الردود”.
ما هي استخدامات الاستمارة الإلكترونية
تستخدم الاستمارات الإلكترونية في العديد من المجالات، بما في ذلك
- جمع بيانات من الأفراد عبر استبيانات تشمل أسئلة متنوعة للإجابة عليها.
- التحليل الإحصائي، حيث تم تقديم الاستبيانات لأول مرة في جامعة لندن عام 1838.
- استعمالها في المحاسبة واستقبال طلبات المبيعات والمدفوعات.
- في الموارد البشرية لمساعدة الموظفين في تعبئة الطلبات الخاصة بالتوظيف.
- تستفيد الشركات الهندسية من الاستمارات لملء النماذج الخاصة بالطلبات.
- في المجال الصناعي، تستخدم الشركات لإصدار شهادات التدريب وضمان الجودة.
- تساهم في تحسين خدمة العملاء بجمع آراء العملاء حول خدماتهم.
طريقة عمل استمارة إلكترونية على مايكروسوفت من الهاتف
لتقديم نماذج عبر مايكروسوفت، يمكن القيام بالخطوات التالية
- تقدم مايكروسوفت نماذج إلكترونية عبر الإنترنت.
- لإنشاء استمارة عبر الهاتف، انتقل إلى نماذج مايكروسوفت.
- سجل الدخول باستخدام حساب هوتميل أو آوتلوك.
- اضغط على “نموذج جديد”، ثم اكتب عنوان الاستبيان.
- أضف أسئلة عبر الأدوات المتاحة، ثم انقر على عرض.
- تأكد من صحة النموذج قبل إرساله للجهات المعنية.
طريقة عمل استبيان إلكتروني
تتمثل خطوات إعداد استبيان إلكتروني في
- تحديد البيانات المرغوبة والغرض منها.
- تكوين أسئلة سهلة الفهم، بعيدًا عن المعلومات الشخصية.
- الحفاظ على عدد الأسئلة ضمن الحدود المعقولة (15 سؤالًا كحد أقصى).
- التأكد من اتساق الأسئلة مع موضوع الاستبيان.
- وضع أسئلة ذات خيارات متعددة لتحفيز المشاركة.
- تقديم مكافآت للمشاركين لدعم استكمال الاستبيان.
- التأكيد على سرية المعلومات المستلمة.
- تنويع نوع الاستبيانات بين التقليدية والحديثة لتناسب مختلف الأغراض.
كيفية عمل استبيان إلكتروني مدفوع الأجر
توجد استبيانات مدفوعة الأجر عبر الإنترنت، يمكن الوصول إليها كالتالي
- تسجيل الدخول للاستبيان، حيث يتم تقديم مبلع خمسة دولارات مقابل الإجابة.
- يمكن أن يصل دخل المشاركين إلى 300 دولار شهريًا نتيجة الإجابة على هذه الاستبيانات.
باختصار، توفر الاستمارات الإلكترونية وسيلة فعالة لجمع المعلومات وتيسير العمليات في العديد من القطاعات،تساهم أدوات مثل جوجل ومايكروسوفت في تسهيل هذه العملية و جودتها،يجب على الأفراد والشركات أخذ الوقت الكافي لتصميم الاستمارات بشكل مناسب، مع مراعاة النقاط المهمة في تطوير الأسئلة،بالإضافة إلى ذلك، تعتبر الاستمارات ذات قيمة خاصة عند استخدامها بطريقة مدروسة لتعزيز الفهم والتواصل بين الأطراف،تعتبر هذه التكنولوجيا عنصرًا أساسيًا في الابتكار والإنتاجية في العصر الرقمي.